Die Grundlage für das Dokumentationszentrum der basis wien ist das Archiv, das von Lioba Reddeker 1997 während ihrer Funktion als Bundeskuratorin angelegt wurde. Künstler_innen, Kurator_innen und Kritiker_innen wurden eingeladen, Dokumentationen ihrer Arbeiten im Archiv der basis wien zu deponieren. Zudem wurde eine kontinuierliche Medienbeobachtung zur aktuellen Kunst in und aus Österreich gestartet. Sehr bald wurde das Potential des damals noch jungen Internet für das neu gegründete und im Wachstum begriffene Archiv erkannt: die erste Version der basis wien Datenbank ging 1999 online.
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In Zusammenarbeit mit Künstler_innen, Kurator_innen, Kritiker_innen, Medien, Ausstellungshäusern, Galerien und Offspaces konnte der Bestand des Archivs stetig erweitert werden. Ebenfalls 1999 wurde im Rahmen des Förderprogramms Culture 2000 der Europäischen Kommission die internationale vektor-Kooperation mit der Zielsetzung gegründet, eine Vernetzung dezentral gelagerter Archivinhalte durch wissenschaftliche Standardisierungsmethoden zu erreichen. Partner_innen dieses von der basis wien koordinierten Projekts waren u. a. das documenta-Archiv in Kassel und das Museion in Bozen.
Seit 2002 besteht ein Nachfolgeprojekt, das mehrere europäische Kunstarchive in fortlaufender Vernetzungsarbeit als Portal online zugänglich macht: das European Art Net (EAN).
Trotz dieser und anderer erfolgreicher Projekte wurde die basis wien von der öffentlichen Hand nicht ausreichend gefördert und sah sich schon 2003 aufgrund chronischer Unterfinanzierung mit der drohenden Schließung konfrontiert, auf die sie im Zuge einer großen Kampagne aufmerksam machte.
2005 fand sich mit dem Hangar-7 in Salzburg ein wichtiger Partner. Bis Herbst 2011 wurden unter der künstlerischen Leitung von Lioba Reddeker insgesamt 19 Ausstellungen mit dem Fokus auf figurativer Malerei durchgeführt, für deren Produktion sich die basis wien verantwortlich zeigte. Durch diese Kooperation konnte vorerst auch das Überleben des Archivs gesichert werden.
Auch in diesen Jahren brachte die basis wien ihr Fachwissen zur Dokumentation zeitgenössischer Kunst immer wieder in verschiedenen Projekten zum Einsatz. In Kooperation mit dem Salzburg NewMediaLab (Salzburg Research) und dem Linzer Ludwig Boltzmann Institut Medien.Kunst.Forschung wurde im Forschungsprojekt SAMY (Single Point of Access Semantic Media Repository Framework) die Ontologie für ein innovatives Datenbankmodell erarbeitet, welches unter Berücksichtigung aktuellster wissenschaftlicher Erkenntnisse eine zukunftsweisende Archivierung ermöglicht. Seither wurde in unterschiedlichen Kooperationen an der technischen Realisierung des Datenmodells gearbeitet. In einem ersten Schritt wurde im November 2011 der Relaunch der basis website mit neuem Design und erweiterten Suchoptionen für die Nutzer_innen umgesetzt.
Lioba Reddeker verstarb am 27. August 2011 in Wien.
Nach Lioba Reddekers Tod im Sommer 2011 und dem damit einhergehenden finanziellen Ausfall durch die Einstellung des Ausstellungsprogramms HangART-7, hat ein kleines Team ehrenamtlicher Mitarbeiterinnen begonnen, den Verein sowohl inhaltlich als auch finanziell neu zu strukturieren.
Mit der Beteiligung der Bundesländer Oberösterreich, Steiermark und Niederösterreich konnte die Jahrestätigkeit teilweise gesichert werden.
Zudem konnte mit der Einbindung und Erschließung des Archivs des Sammlungszentrums Kunst St. Pölten seit 01.01.2013 die Reichweite der Datenbank erweitert und erstmals auch für eine andere Institution nutzbar gemacht werden. Die physischen Materialien des in St. Pölten angelegten Archivs werden in Etappen nach Wien transportiert, um im Archiv der basis wien erschlossen und in die Online Datenbank eingearbeitet zu werden. Dadurch ergibt sich nicht nur ein enormer Zuwachs an Informationen in der Datenbank, sondern auch eine höhere Nutzbarkeit bzw. Zugänglichkeit der Materialien des Sammlungszentrums.
2013 machte die Online-Petition für den Erhalt des Archivs und Dokumentationszentrums basis wien auf die Unterfinanzierung aufmerksam. 2.884 Personen setzten sich mit ihrer Unterschrift für die Weiterführung der Dokumentationsarbeit ein und appellierten an die damalige Ministerin Claudia Schmied. In Folge der öffentlichen Aufmerksamkeit konnten konstruktive Gespräche für zukünftige Partnerschaften aufgenommen werden.
Seit Anfang 2014 kooperiert die basis wien mit der Universität für angewandte Kunst Wien. Mit der Universität konnte das Archiv und Dokumentationszentrum für zeitgenössische Kunst in und aus Österreich einen starken Partner gewinnen und somit die Gefahr der Schließung und der Einstellung der Dokumentationsarbeit abwenden. Die Datenbank trägt fortan den Namen Kunst- und Forschungsdatenbank – Angewandte/basis wien.
