Die Kunst- und Forschungsdatenbank verzeichnet Informationen zu zeitgenössischer Kunst in und aus Österreich und im internationalen Kontext. Aktuell sind Daten zu 110716 Personen, 19062 Institutionen, 79559 Ereignissen (Projekte, Ausstellungen und andere Veranstaltungen) und 117984 Objekten gespeichert. Durch die komplexe Verknüpfung aller Daten untereinander entsteht ein dynamisches Bild der vielfältigen Produktionszusammenhänge des österreichischen Kunstbetriebs seit 1945.
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Zur Veranschaulichung: Jeder Name, jede Institution, alle Ausstellungen werden ein einziges Mal eingetragen und mit relevanten Datensätzen verknüpft. Bei diesem Eintrag werden Schreibweise und weitere Rahmeninformationen sorgfältig recherchiert und nach internationalen Standards überprüft und eingegeben. Danach werden Verknüpfungen in der Datenbank hergestellt. Neue Einträge verändern automatisch alle verknüpften Datensätze. So aktualisiert die Aufnahme einer Gruppenausstellung mit 50 Beteiligten zugleich 50 Künstler_innenbiographien. Durch diese Arbeitsroutine wird eine hohe Effizienz der Eingabetätigkeit gewährleistet sowie das Risiko von fehlerhaften und damit schwer recherchierbaren Einträgen minimiert. In Form von beratenden Gesprächen und mit Hilfe von online zugänglichen Materialien, wird Künstler_innen geholfen, ihre Informationen in der benötigten Form zur Verfügung zu stellen.
Zweitens sei erwähnt, dass die basis wien keine bloßen URLs abspeichert, sondern Inhalte von Internetseiten auf den eigenen Server stellt, wodurch diese langfristig nutzbar sind.
Monatlich verzeichnet www.basis-wien.at rund 20.000 Zugriffe und ist damit ein weithin bekanntes Recherchetool geworden. Jungen Künstler_innen ermöglicht die Datenbank ein stichhaltiges Online-Portfolio.
Seit dem Relaunch der website im November 2011 steht die Datenbank den User_innen in optimierter Form zur Verfügung. Die verbesserte erweiterte Suche sowie zusätzliche Sortier- und Filtermöglichkeiten auf den Ergebnisseiten ermöglichen auch komplexe individuelle Rechercheabfragen. Das neue Design von r-ep. org und eine Neustrukturierung der Inhalte garantieren dabei größtmögliche Übersichtlichkeit und Variabilität in der Darstellung von Daten und Bildmaterialien.